Thiết bị văn phòng phẩm là vật dụng không thể thiếu đối với mọi văn phòng. Mặc dù không trực tiếp tạo ra giá trị vật chất nhưng chúng lại là trợ thủ đắc lực để nhân viên văn phòng làm việc và tạo nên hiệu quả cho công việc. Chính vì vậy, việc trang bị các văn phòng phẩm là vô cùng cần thiết và nên được thực hiện sớm. Tổng hợp dưới đây sẽ cho bạn nắm rõ về các vật dụng, công cụ nên có trong một văn phòng.
Mục Lục Bài Viết
Thiết bị văn phòng phẩm cơ bản cho công ty
Mỗi công ty đều có quy mô lớn nhỏ khác nhau, hoạt động trong một lĩnh vực cụ thể. Tuy nhiên, dù là bất kì ngành nghề nào, thiết bị văn phòng phẩm cũng là những vật dụng cơ bản mà bạn cần mua sắm. Trong đó, những nhóm công cụ sau là không thể thiếu:
Giấy các loại phục vụ công việc văn phòng
Hiện nay, hầu hết việc soạn thảo và làm việc với các văn bản đều thực hiện trên máy tính cá nhân hay PC. Tuy nhiên, mỗi văn phòng đều cần có giấy. Chúng thường sử dụng trong các mục đích: photocopy, in ấn, lưu trữ thông tin, soạn thảo hợp đồng, tạo văn bản nội quy,…
Giấy bao gồm giấy in, giấy viết, giấy note ghi chú… và có nhiều kích thước khác nhau. Ngoài ra, các loại giấy than, giấy in nhiệt cũng là một trong các nhóm giấy văn phòng rất thường sử dụng. Tùy theo nhu cầu mà văn phòng, công ty cũng có thể liệt kê ra những loại giấy văn phòng cần thiết, mua sắm và sử dụng trong công việc hàng ngày.
Folder/File hồ sơ
Thiết bị văn phòng phẩm chắc chắn không thể thiếu các file hồ sơ. Chúng là những bìa kẹp tài liệu rất quan trọng giúp lưu trữ văn bản họp, hợp đồng hay kết hoạch ở dạng tài liệu. Việc sử dụng các folder này sẽ giúp hệ thống hóa, tạo sự ngăn nắp cho văn phòng.
Không chỉ vậy, phân loại file hồ sơ còn là cách thức sử dụng thông minh, giúp bạn không thất lạc giấy tờ. Trong những trường hợp cần thiết, chúng cũng giúp nhân viên nhanh chóng tìm kiếm, đối chiếu khi làm việc.
Đọc thêm bài viết Công cụ dụng cụ văn phòng gồm những gì? Tìm hiểu chi tiết
Bảng viết trong phòng họp
Trong mỗi phòng họp của văn phòng cũng thường có bảng viết. Đây là thiết bị rất quan trọng bởi chúng sẽ giúp mô tả các chiến lược, dự án hay các đề án một cách tập trung, giúp mọi người dễ dàng theo dõi. Bảng viết đồng thời cũng có công năng thông báo, truyền tải thông tin, training,…tới mọi nhân viên trong văn phòng. Ngày nay, bên cạnh bảng đen với phấn, người ta cũng thường sử dụng các dòng bảng ghim nỉ, bảng trắng viết bút dạ,…
Các loại máy móc và thiết bị văn phòng
Một văn phòng hiện đại tất nhiên không thể thiếu thiết bị văn phòng phẩm là các loại máy móc như: máy in, máy photocopy, máy tính, máy scan, máy fax, …Đây đều là các công cụ làm việc hiệu quả, là trợ thủ đắc lực giúp nhân viên văn phòng làm việc hiệu quả hơn. Các thiết bị máy móc cũng giúp rút ngắn thời gian làm việc, tăng năng suất lao động.
Tìm hiểu thêm bài viết Giới thiệu một vài loại máy in văn phòng thông dụng nhất hiện nay
Dụng cụ vệ sinh văn phòng
Văn phòng là không gian làm việc chung. Vì vậy, mỗi ngày chúng đều có nhiều người qua lại và dễ dàng bị bụi bẩn. Việc trang bị các dụng cụ vệ sinh văn phòng là cần thiết để nơi làm việc luôn sạch sẽ. Từ đó chúng không chỉ bảo vệ sức khỏe của nhân viên mà còn xây dựng bộ mặt văn phòng chỉn chủ, hoàn hảo với đối tác, khách hàng.
Các thiết bị văn phòng phẩm cần thiết cho cá nhân
Cùng với các trang thiết bị chung sử dụng cho toàn bộ văn phòng thì nhân viên làm việc cũng có những vật dụng cá nhân phục vụ cho công việc hàng ngày. Liệt kê chi tiết dưới đây sẽ chỉ ra các thiết bị văn phòng phẩm đáng để bạn tham khảo:
Sổ ghi chép
Sổ ghi chép cá nhân rất quan trọng và hữu ích. Chúng giúp bạn ghi lại mọi thông tin quan trọng vừa được tiếp nhận: các thông tin dự án, lưu ý trong quá trình làm việc hay thậm chí là lịch hẹn,…Một cuốn sổ tay ghi chép nhỏ sẽ giúp bạn luôn sẵn sàng làm việc, tránh bỏ lỡ các sự kiện, chi tiết cần thiết cho công việc.
Bút các loại
Đương nhiên khi đã có sổ thì bạn cũng cần có bút. Bút là thiết bị văn phòng phẩm cá nhân bạn nên mang theo bên mình. Đặc biệt đối với các chức danh như trưởng phòng, giám đốc, bút kí dường như còn là biểu tượng không thể thiếu.
Dao, kéo, băng dính dán
Các vật dụng thủ công này sẽ giúp bạn thuận tiện hơn khi làm việc. Đặc biệt đối với những bộ phận thường xuyên làm sự kiện hay cần gửi bưu kiện thì đây càng là thiết bị không thể thiếu.
Ghim dập lỗ
Ghim dập lỗ sẽ giúp công việc sắp xếp tài liệu, quản lý tài liệu của bạn được nhanh gọn. Đối với các nhân viên lễ tân hay quản lý, thủ kho,… ghim dập lỗ là dụng cụ không thể thiếu trên bàn làm việc.
Hi vọng rằng, với những thiết bị văn phòng phẩm được liệt kê trên sẽ mang lại cho bạn nhiều tham khảo. Hãy trang bị chúng đầy đủ cho văn phòng để tạo nên sự thuận tiện khi làm việc, nâng cao hiệu quả, hiệu suất công việc nhé!
