Là bộ phận thường gặp trong các tổ chức, doanh nghiệp. Lễ tân văn phòng dù không trực tiếp tạo nên các giá trị cho công ty nhưng lại là đội ngũ quan trọng đảm nhiệm nhiều công việc trong hệ thống vận hành và góp phần xây dựng bộ mặt cho công ty, doanh nghiệp. Vậy, lễ tân văn phòng là gì? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu điều này ngay trong thông tin bài viết dưới đây nhé!
Mục Lục Bài Viết
Lễ tân văn phòng là gì?
Lễ tân văn phòng là chức danh không còn quá xa lạ. Mặc dù vậy, khi tìm hiểu về công việc này, không ít người còn nhiều mơ hồ, hoang mang và khó định hình rõ. Nhằm giúp bạn hiểu chi tiết về lễ tân văn phòng là gì, dưới đây là chi tiết khái niệm.
Theo đó, lễ tân văn phòng (hay còn gọi là trợ lý hành chính) là người đảm nhiệm công việc hành chính của một công ty, tổ chức. Họ thực hiện nhiều công việc khác nhau như: tiếp đón khách hàng, trả lời điện thoại, cung cấp thông tin cho đối tác hoặc khách hàng và được gọi chung với một chức danh là lễ tân.
Công việc của lễ tân thường diễn ra tại khu vực chờ đợi như tiền sảnh hoặc quầy lễ tân riêng của mỗi doanh nghiệp, công ty. Họ thường là nhân viên đầu tiên mà khách hàng tiếp xúc khi có nhu cầu liên hệ. Vì vậy, lễ tân văn phòng cần có trách nhiệm tạo ra ấn tượng tốt ban đầu cho tổ chức. Đây cũng là bộ phận rất quan trọng, góp phần tạo nên hình ảnh đẹp cho công ty trong mắt đối tác, khách hàng.
Các công việc của lễ tân văn phòng là gì?
Thường ngày, bạn vẫn thường thấy các nhân viên lễ tân đứng trực tại khu vực quầy của họ tương đối nhàn hạ và đơn giản. Tuy nhiên trên thực tế, nhân viên lễ tân là người phải đảm nhiệm rất nhiều công việc. Để hiểu rõ về khái niệm lễ tân văn phòng là gì? Bạn không nên bỏ lỡ những tìm hiểu về công việc của bộ phận này. Cụ thể:
– Nhân viên Lễ Tân – Văn thư là những người có nhiệm vụ giữ liên lạc với vai trò tuyến 1 của công ty. Bộ phận này thực hiện các công việc tiếp đón khách, giao nhận thư từ, tiếp nhận các cuộc gọi đến công ty …
– Hướng dẫn các vị khách tham quan các văn phòng làm việc tại công ty khi khách có nhu cầu hoặc nhận được điều phối từ cấp trên.
– Trực tổng đài điện thoại, tiến hành tiếp nhận các cuộc gọi đến và kết nối với phòng ban theo yêu cầu của khách hàng.
– Sắp xếp và trang hoàng bộ phận lễ tân gọn gàng, ngăn nắp giúp xây dựng hình ảnh cho công ty.
– Cung cấp đầy đủ văn phòng phẩm cho từng khu vực phòng ban, bổ sung kịp thời khi có đề xuất, yêu cầu.
– Trả lời thư điện tử tại khu vực quầy theo yêu cầu của khách hàng.
– Tiếp nhận và phân loại thư từ, công văn đến công ty hàng ngày.
– Theo dõi an ninh văn phòng, kết hợp cùng bộ phận an ninh giúp đảm bảo trật tự tại khu vực sảnh.
– Kiểm soát nhân viên hay người ra vào công ty thông qua việc quản lý sổ sách ghi chép, phân phát thẻ cho khách hàng.
– Ở một vài văn phòng, nhân viên lễ tân cũng hỗ trợ sắp xếp và lên lịch các cuộc họp quan trọng của công ty.
– Cập nhật thường xuyên các giấy tờ về chi phí phát sinh.
– Thực hiện nộp hồ sơ, photocopy giấy tờ, sao chép,…
Các kỹ năng cơ bản của lễ tân văn phòng là gì?
Với hàng loạt những công việc được liệt kê trên đây. Rõ ràng, nhân viên lễ tân văn phòng không phải là chức danh đơn giản. Trên thực tế, công việc này đòi hỏi nhiều kỹ năng và người nhận viên cần là người biết vận dụng tổng hòa các yếu tố này. Cụ thể:
– Kỹ năng sử dụng thành thạo ứng dụng văn phòng cơ bản bao gồm: Office Word, Excel, Powerpoint hoặc Google Docs, Open Office.
– Khả năng sử dụng thành thạo các thiết bị văn phòng thông dụng như máy fax, máy in,… thành thạo.
– Có kỹ năng giao tiếp tốt, sẵn sàng, linh hoạt trong mọi tình huống.
– Có kỹ năng tổ chức, sắp xếp và điều phối tốt.
– Ngoại hình ưa nhìn, luôn gọn gàng, sạch sẽ.
– Quản lý thời gian hiệu quả, luôn đặt công việc quan trọng lên hàng đầu.
– Có kỹ năng chăm sóc khách hàng.
Ở một vài văn phòng lớn, bộ mặt lễ tân là vô cùng quan trọng. Vì vậy, ngay cả khi nhân viên lễ tân vốn đã có kinh nghiệm. Họ cũng thường được tiếp nhận lớp đào tạo nghiệp vụ để nâng cao trình độ. Đây là điều vô cùng cần thiết bởi lễ tân không chỉ hoạt động nội bộ trong công ty. Họ còn là bộ mặt của doanh nghiệp, tổ chức.
Hi vọng rằng, với những thông tin về lễ tân văn phòng là gì được giới thiệu trên sẽ mang lại cho bạn nhiều tham khảo hữu ích. Bằng việc hiểu rõ về công việc, chức danh này. Tin rằng, bạn sẽ có lựa chọn làm việc phù hợp và lý tưởng nhất.
